Was schuldet Ihnen die Reinigungsfirma?
Ihr Vertrag mit der Reinigungsfirma ist rechtlich fast immer ein Vertrag über ein Ergebnis. Die Firma schuldet Ihnen also saubere Flächen nach dem vereinbarten Standard, nicht nur die Anwesenheit von Personal im Haus. Der Bundesgerichtshof hat diese Einordnung 2019 bestätigt, für einen Fall, in dem die Firma ihr Personal selbst einteilt und nicht Ihren täglichen Weisungen folgt.
Diese Einordnung hat eine praktische Folge für Sie. Bei einem Mangel stehen Ihnen die vollen Rechte zu, unabhängig davon, ob die Firma daran schuld ist. Ein Mangel liegt schon vor, wenn die tatsächliche Reinigung von der vereinbarten Leistung abweicht, zum Beispiel wenn Böden trotz täglichem Wischen sichtbar schmutzig bleiben. Was genau vereinbart wurde, steht in der Liste der Arbeiten aus Ihrem Vertrag. Wie Sie diese Liste beim Angebot für Ihre Büroreinigung einholen sauber festlegen, erklärt ein eigener Artikel. Dieser Beitrag setzt dort an, wo der Vertrag bereits läuft.
Wie Sie die Reinigungsqualität mit Stichproben prüfen
Ein persönlicher Eindruck reicht vor Gericht selten, und er überzeugt auch die Reinigungsfirma im Alltag selten. Dafür gibt es ein anerkanntes Prüfverfahren aus der Reinigungsbranche, die europäische Norm EN 13549. Sie gibt Ihnen und der Firma eine gemeinsame, überprüfbare Grundlage. Statt jeden Quadratmeter zu kontrollieren, prüfen Sie eine Stichprobe von Räumen und bewerten sie nach vorher festgelegten Sauberkeitsstufen.
- Bereiche festlegen: Arbeitsplätze, Sanitärräume und Empfang getrennt gruppieren und je Gruppe eine Stichprobe bestimmen.
- Sauberkeitsstufe je Bereich vereinbaren: Sanitärräume brauchen meist einen höheren Standard als Arbeitsplätze.
- Kontrollrhythmus festlegen: monatlich oder vierteljährlich üblich, dazu eine erste Prüfung kurz nach Vertragsbeginn.
- Ergebnis festhalten: Datum, geprüfte Flächen, gefundene Abweichungen, am besten mit Foto.
- Ergebnis mit der Reinigungsfirma besprechen und eine Frist zum Beheben vereinbaren.
Wollen Sie die Kontrolle nicht selbst organisieren, können Sie sie vertraglich der Reinigungsfirma übertragen. Dann dokumentiert die Firma selbst, und Sie behalten das Recht auf eigene Stichproben. In beiden Fällen gilt: Legen Sie die Sauberkeitsstufen vorher schriftlich fest. Verhandeln Sie sie erst beim Streit, lässt sich eine Abweichung später kaum beweisen, selbst wenn der Eindruck vor Ort eindeutig ist.
Welche Rechte Sie bei einem Mangel haben
Stellen Sie einen Mangel fest, stehen Ihnen mehrere Rechte zu, meist in dieser Reihenfolge. Sie müssen nicht jede Stufe einzeln durchlaufen. Ohne eine vorherige Frist zum Nachbessern scheitert ein späterer Preisnachlass aber meist, weil Ihnen die rechtliche Grundlage dafür fehlt.
| Was Sie verlangen können | Voraussetzung | Was dann passiert |
|---|---|---|
| Nachbessern | Mangel gemeldet, angemessene Frist gesetzt | Firma bessert kostenlos nach oder reinigt neu |
| Eine andere Firma beauftragen | Frist erfolglos verstrichen | Sie lassen den Mangel selbst beheben und verlangen die Kosten zurück |
| Preisnachlass | Frist erfolglos verstrichen oder nicht nötig | Die Rechnung sinkt im Verhältnis zum Mangel |
| Schadensersatz | Frist erfolglos verstrichen, Firma trifft Schuld | Ersatz des Schadens, den der Mangel verursacht hat |
| Vertrag beenden | Frist erfolglos verstrichen, Mangel erheblich | Der Vertrag endet für die Zukunft |
Eine Frist ist ausnahmsweise nicht nötig, wenn die Reinigungsfirma das Nachbessern ernsthaft verweigert oder wenn besondere Umstände einen sofortigen Preisnachlass rechtfertigen, etwa nach mehrfach gemeldeten, immer gleichen Mängeln. In der Praxis lohnt sich die Frist trotzdem fast immer: Sie sichert Ihr weiteres Vorgehen rechtlich ab und gibt der Firma eine letzte Chance, den Vertrag ohne Streit fortzusetzen.
Wie Sie einen Mangel richtig melden
Der folgende Ablauf zeigt, wie Sie einen Mangel dokumentieren, melden und notfalls die Rechnung kürzen.
Mangel dokumentieren
Datum, betroffene Fläche und Abweichung festhalten, wenn möglich mit Foto.
Mangel schriftlich melden
An die Reinigungsfirma, mit einer konkreten Frist zum Nachbessern.
Nachbesserung prüfen
Nach Ablauf der Frist erneut kontrollieren, ob der Mangel behoben ist.
Preisnachlass erklären
Bleibt die Nachbesserung aus, kürzen Sie die Rechnung schriftlich um einen angemessenen Betrag.
Weitere Schritte prüfen
Bei wiederholten Mängeln: andere Firma beauftragen, Schadensersatz verlangen oder den Vertrag fristlos beenden.
- Datum und Uhrzeit der Feststellung.
- Betroffene Fläche oder Raum, möglichst mit Bezug zur vereinbarten Arbeitsliste.
- Konkrete Beschreibung der Abweichung, zum Beispiel: Boden im Eingangsbereich seit drei Tagen nicht gewischt.
- Frist zum Nachbessern mit festem Datum.
- Hinweis auf die Folge, etwa die Ankündigung eines Preisnachlasses bei erfolgloser Frist.
Eine Meldung, die alle fünf Punkte enthält, lässt sich im Streitfall deutlich leichter belegen als eine mündliche Beschwerde beim nächsten Besuch der Reinigungskraft. Heben Sie Kopien und Antworten der Firma auf, auch wenn der Mangel am Ende behoben wird. Wiederholte, dokumentierte Meldungen sind ein wichtiges Argument, falls Sie den Vertrag später fristlos beenden wollen.
Schicken Sie die Meldung nicht nur an die Reinigungskraft vor Ort, sondern zusätzlich schriftlich an die Geschäftsleitung oder die im Vertrag genannte Ansprechperson. Mündliche Hinweise an das Personal gehen im Alltag leicht unter und lassen sich später kaum belegen. Ein kurzer, sachlicher Ton reicht: Datum, Fläche, Abweichung, Frist. Das sichert Ihre Position, ohne die Zusammenarbeit unnötig zu belasten.
Wie lange Sie einen Mangel noch melden können
Ihr Anspruch auf Nachbessern oder Preisnachlass verjährt zwei Jahre nach der beanstandeten Reinigung, weil Reinigungsarbeiten rechtlich als Bearbeitung einer Sache gelten. Die Frist beginnt in der Regel mit der Ausführung der Arbeiten, nicht mit Ihrer Beschwerde. Der Bundesgerichtshof hat 2019 eine wichtige Unterscheidung getroffen, die in der Praxis oft übersehen wird.
Notieren Sie deshalb bei jeder Meldung das Datum der beanstandeten Arbeiten, nicht nur das Datum Ihrer Beschwerde. Nur so lässt sich später nachvollziehen, wann welche Frist zu laufen begann, besonders wenn sich mehrere Meldungen über einen längeren Zeitraum ansammeln.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich die Reinigungsqualität im Büro kontrollieren?
Eine monatliche bis vierteljährliche Stichprobenkontrolle reicht für die meisten Büroflächen, ergänzt um eine erste Prüfung kurz nach Vertragsbeginn. Bei Sanitärräumen oder Praxisflächen lohnt sich ein engerer Rhythmus, weil Mängel dort schneller zu echten Problemen werden.
Was ist die Norm EN 13549 in der Gebäudereinigung?
EN 13549 ist eine europäische Norm für die Qualitätsprüfung in der Gebäudereinigung. Sie legt fest, wie Reinigungsergebnisse anhand von Stichproben und vorher vereinbarten Sauberkeitsstufen objektiv bewertet werden. Sie brauchen sie als gemeinsamen Maßstab, damit ein Streit über Sauberkeit nicht bei bloßen Meinungen stehen bleibt.
Was kann ich tun, wenn die Reinigungsfirma einen gemeldeten Mangel nicht behebt?
Verstreicht die gesetzte Frist ohne Erfolg, können Sie die Rechnung kürzen, den Mangel durch eine andere Firma beheben lassen und die Kosten zurückverlangen oder bei Verschulden der Firma Schadensersatz fordern. Bei wiederholten, erheblichen Mängeln kommt zusätzlich eine fristlose Kündigung infrage.
Muss ich der Reinigungsfirma erst eine Frist setzen, bevor ich die Rechnung kürze?
In der Regel ja, eine angemessene Frist zum Nachbessern ist Voraussetzung für den Preisnachlass. Nur wenn die Firma das Nachbessern ernsthaft verweigert oder besondere Umstände vorliegen, brauchen Sie keine Frist zu setzen.
Wie lange kann ich Mängel an der Reinigung noch melden?
Ihr Anspruch auf Nachbessern oder Preisnachlass verjährt zwei Jahre nach der beanstandeten Reinigung. Geht es dagegen um Schadensersatz für Mehrkosten nach einer Kündigung wegen der Mängel, gilt laut einem Bundesgerichtshof-Urteil von 2019 die längere Frist von drei Jahren.