Diese Hausmeisterarbeiten dürfen in die Nebenkosten
Ihr Vermieter darf die Kosten für die laufende Pflege des Hauses auf Sie umlegen. Dazu zählen Kontrollgänge durch den Hausmeister, die Aufsicht über das Gebäude und kleine, wiederkehrende Arbeiten. Größere Reparaturen, der Austausch ganzer Anlagen, Renovierungsarbeiten wie Streichen und die Verwaltung des Hauses gehören dagegen nicht in Ihre Nebenkosten.
| Tätigkeit | Darf in die Nebenkosten | Warum |
|---|---|---|
| Kontrollgänge, Pflege der Anlagen, Aufsicht | Ja | Das ist die eigentliche Aufgabe eines Hausmeisters |
| Reinigung von Treppenhaus und Gemeinschaftsflächen durch den Hausmeister | Ja, als Hausmeisterkosten | Zählt zur normalen Arbeit, taucht dann nicht zusätzlich als Gebäudereinigung auf |
| Kleine Reparaturen, etwa eine Glühbirne wechseln | Meist ja, im Rahmen einer kleinen Arbeit | Grenzfall zwischen Pflege und Reparatur |
| Größere Reparaturen, etwa eine defekte Pumpe instand setzen | Nein | Das ist Instandhaltung, ausdrücklich ausgenommen |
| Verwaltungsaufgaben, etwa Schriftverkehr mit Mietern | Nein | Das ist Verwaltung, ausdrücklich ausgenommen |
Geht es um eine größere Reparatur, den Austausch einer Anlage, eine Renovierung oder um Verwaltung?
Nein, das gehört nicht in Ihre Nebenkosten. Diese Arbeiten muss der Vermieter selbst tragen.
Wird dieselbe Arbeit schon über eine andere Position abgerechnet, etwa als Gebäudereinigung?
Nein, nicht noch einmal als Hausmeisterkosten. Dieselbe Arbeit darf nur einmal berechnet werden.
Ja, das darf in Ihre Nebenkosten, wenn der Vermieter den Anteil nachvollziehbar zeigt.
Reicht ein Pauschalpreis mit dem Hausmeister?
Viele Vermieter zahlen ihrem Hausmeister eine feste Summe im Monat, für Pflege, kleine Reparaturen und manchmal auch Bürokram. Das ist praktisch für die Bezahlung, reicht aber nicht als Beleg gegenüber Ihnen als Mieter. Der Vermieter muss trotzdem herausrechnen, welcher Anteil der Summe auf erlaubte Arbeiten entfällt. Das gilt unabhängig davon, ob der Hausmeister im Haus wohnt oder nur stundenweise kommt.
Für die Praxis heißt das: Der Vermieter braucht getrennte Verträge für die beiden Arten von Arbeit. Oder er braucht eine nachvollziehbare eigene Aufteilung, etwa nach geschätzten Zeitanteilen je Aufgabe. Belegen muss das in jedem Fall der Vermieter, nicht Sie als Mieter.
Diese Aufteilung muss dabei nicht auf die Minute genau sein. Mehrere Gerichte lassen eine plausible, gut begründete Schätzung genügen. Zeigt der Vermieter zum Beispiel eine bestimmte Wochenstundenzahl für Kontrolle und Pflege, reicht das schon. Dazu kommt eine kleinere, eigens genannte Stundenzahl für Verwaltung. Wichtig ist nur, dass die Schätzung nachvollziehbar begründet ist und nicht nur eine runde Zahl ohne Herleitung nennt.
So prüfen Sie die Hausmeisterkosten in Ihrer Abrechnung
Schauen Sie zuerst nach, ob die Position Hausmeisterkosten überhaupt eine Aufteilung zeigt oder nur eine nackte Jahressumme nennt. Fehlt jede Erklärung, reicht ein einfacher schriftlicher Widerspruch, damit der Vermieter beweisen muss, welcher Anteil wirklich stimmt.
- Vergleichen Sie die Position Hausmeisterkosten mit dem Vorjahr und notieren Sie auffällige Sprünge.
- Verlangen Sie Einsicht in die Belege: den Hausmeistervertrag oder die Lohnabrechnung.
- Prüfen Sie, ob dieselbe Arbeit doppelt auftaucht, etwa als Hausmeisterkosten und zusätzlich als Gebäudereinigung.
- Widersprechen Sie schriftlich, wenn die Aufteilung fehlt, und bitten Sie um die Trennung in erlaubte und nicht erlaubte Anteile.
- Bleibt der Vermieter die Erklärung schuldig, zahlen Sie den ungeklärten Teil nicht. Oder Sie zahlen ihn und weisen schriftlich darauf hin, dass Sie ihn zurückfordern können.
Gilt das auch für einen externen Hausmeisterservice?
Wohnt kein fest angestellter Hausmeister im Haus, sondern kümmert sich eine externe Firma um die Anlage, gelten dieselben Regeln. Auch deren Rechnung darf nur den Anteil für die laufende Pflege in Ihre Nebenkosten bringen. Der Vertrag mit der Firma sollte deshalb von Anfang an zwischen laufender Betreuung und größeren Zusatzaufträgen wie Reparaturen trennen.
- Laufende Kontrollgänge, die Pflege der Außenanlagen und der Winterdienst dürfen meist ohne Streit in die Nebenkosten. Wichtig ist nur, dass sie wirklich stattfinden und nicht nur behauptet werden.
- Nennt eine Rechnung nur pauschal Betreuung ohne Aufgabenliste, sollten Sie eine genaue Liste der vereinbarten Arbeiten nachfordern.
- Ein Auftrag für eine einmalige, größere Reparatur gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung, sondern in die Rücklage für Instandhaltung.
- Bei einer Eigentümergemeinschaft entscheidet zusätzlich die Eigentümerversammlung per Beschluss über Umfang und Kosten der Betreuung.
Ein externer Dienstleister mit eigener Aufgabenliste macht die Aufteilung für Sie viel einfacher als ein fest angestellter Hausmeister. Arbeit und Preis sind dort von Anfang an getrennt vereinbart. Was ein Hausmeisterservice genau übernimmt und wie er abgerechnet wird, lesen Sie im Grundlagenartikel dazu.
Bei einer Eigentümergemeinschaft kommt hinzu, dass die Kosten für die Betreuung zuerst zwischen den Eigentümern aufgeteilt werden, nach dem Schlüssel aus der Teilungserklärung. Erst danach gibt ein einzelner Eigentümer seinen Anteil an die eigenen Mieter weiter. Diese doppelte Weitergabe macht eine saubere Dokumentation noch wichtiger, weil sich ein Fehler sonst unbemerkt über zwei Abrechnungen fortsetzt.
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Unabhängig davon, welcher Anteil der Hausmeisterkosten erlaubt ist, gelten für die gesamte Abrechnung feste Fristen. Ihr Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungsjahres abrechnen. Versäumt er das, darf er in der Regel nichts mehr nachfordern, außer er trägt selbst keine Schuld an der Verspätung.
- Abrechnungsfrist für den Vermieter: 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres, danach verfallen Nachforderungen in der Regel.
- Widerspruchsfrist für Sie als Mieter: 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung, um Positionen wie die Hausmeisterkosten zu bestreiten.
- Frist für die Rückforderung zu viel gezahlter Beträge: 3 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Zahlungsjahres.
- Eine bereits abgelaufene Widerspruchsfrist schließt spätere Einwände gegen dieselbe Position meist aus, auch wenn sich später ein Fehler zeigt.
Diese Fristen laufen unabhängig davon, ob die Hausmeisterkosten inhaltlich geklärt sind. Bemerken Sie eine fehlende Aufteilung erst nach der Widerspruchsfrist, ist es meist zu spät. Ihr Recht auf eine Korrektur für diese Abrechnung ist dann verloren, selbst wenn die Position falsch war. Notieren Sie sich deshalb das Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam. Rechnen Sie die Frist selbst nach, statt sich auf eine Erinnerung des Vermieters zu verlassen.
So vermeiden Vermieter Streit über die Kosten
Als Vermieter vermeiden Sie die meisten Streitigkeiten, wenn Sie die Aufteilung nicht erst im Streitfall nachliefern, sondern von Anfang an dokumentieren. Das kostet beim Vertragsschluss etwas Sorgfalt, erspart aber spätere Nachforderungen und einen möglichen Rechtsstreit über die ganze Abrechnung.
Bei einem neuen Vertrag lohnt es sich außerdem, kleinere Reparaturen von Anfang an als eigene, gedeckelte Position zu vereinbaren. So laufen sie nicht unbenannt im Pauschalpreis mit. Der erlaubte Kern der Bezahlung bleibt dadurch sauber trennbar. Eine spätere Nachfrage lässt sich dann mit dem Vertrag selbst beantworten, ohne nachträglich Stunden zu schätzen. Ähnliche Fragen stellen sich auch beim Putzen des Treppenhauses. Wer dafür zuständig ist und was bei Streit gilt, erklärt der Artikel wann Mieter das Treppenhaus selbst putzen müssen.
Häufige Fragen
Welche Hausmeisterkosten darf mein Vermieter überhaupt umlegen?
Ihr Vermieter darf nur die Kosten für die laufende Pflege des Hauses umlegen, etwa Kontrollgänge und Aufsicht. Reparaturen, größere Instandhaltung und die Verwaltung des Hauses muss er herausrechnen und darf sie nicht in Ihre Nebenkosten aufnehmen.
Reicht ein Festpreis mit dem Hausmeister als Nachweis in der Abrechnung?
Nein, ein reiner Festpreis reicht nicht als Nachweis. Ihr Vermieter muss trotzdem zeigen, welcher Anteil der Summe auf erlaubte Arbeiten entfällt, notfalls mit einer nachvollziehbar begründeten Schätzung.
Was kann ich tun, wenn die Hausmeisterkosten in meiner Abrechnung nicht aufgeteilt sind?
Widersprechen Sie der Position schriftlich, wenn keine Aufteilung erkennbar ist. Danach muss Ihr Vermieter zeigen und belegen, welcher Anteil tatsächlich auf erlaubte Arbeiten entfällt.
Darf derselbe Hausmeister sowohl für seine Pflegearbeit als auch für die Gebäudereinigung abgerechnet werden?
Putzt der Hausmeister die Gemeinschaftsflächen selbst, darf diese Arbeit nicht zusätzlich als eigene Position für Gebäudereinigung auftauchen. Dieselbe Arbeit darf Ihr Vermieter nur einmal abrechnen.
Gilt die Pflicht zur Aufteilung auch bei einem externen Hausmeisterservice?
Ja, dieselben Regeln gelten, wenn eine externe Firma statt eines fest angestellten Hausmeisters die Betreuung übernimmt. Auch deren Rechnung darf nur den Anteil für die laufende Pflege in Ihre Nebenkosten bringen.
Wie lange kann ich fehlerhafte Hausmeisterkosten in der Abrechnung noch bestreiten?
Sie müssen Einwände gegen eine Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach deren Erhalt erheben. Nach Ablauf dieser Frist sind spätere Einwände gegen dieselbe Position meist ausgeschlossen, selbst wenn sich ein Fehler erst später zeigt.